Datenschutzkonzept – warum jedes Unternehmen eines haben sollte
Mannus Weiß | Geschäftsführer Die Datenschutzkonzept GmbH
Datenschutzkonzept und DSGVO bzw. TTDSG
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für jedes Unternehmen ein Muss, um persönliche Daten, etwa von Kunden, ausreichend zu schützen. Was die wenigsten jedoch wissen, dazu gehört auch, ein tragfähiges Datenschutzkonzept zu entwickeln. Auf diese Punkte kommt es dabei an.
Geht es um persönliche Daten, die Unternehmen erfassen, gilt es die DSGVO einzuhalten. Für Unternehmer reicht es jedoch nicht aus, nur Mitarbeiter darüber zu informieren und schulen. Viel mehr ist ein Datenschutzkonzept (DSK) nötig.
Was ist ein Datenschutzkonzept?
Darin wird beschrieben, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Es ist also ein wichtiges Unternehmens-Dokument, in dem Verantwortlichkeiten, Dokumentationspflicht und Ziele festgelegt werden. Somit gehört es zu den essenziellen Unterlagen für Organisationen.
Wer ein Datenschutzkonzept sorgfältig erstellt, ist auf der sicheren Seite. Denn damit kommen Firmen den Rechenschaftspflichten, die in der DSGVO festgelegt sind, nach. Es kann aber auch zur Information verwendet werden: Wenn beispielsweise Auftraggeber über den unternehmensinternen Umgang mit Daten informiert werden wollen. Sinnvoll ist, es den Mitarbeitern ebenfalls zur Verfügung zu stellen.
Wer benötigt ein Datenschutzkonzept?
Die Antwort auf diese Frage ist recht einfach: Alle Unternehmen – egal welcher Größe – die mit personenbezogenen Daten umgehen, brauchen ein Datenschutzkonzept. Das schließt natürlich auch Einzel- und Kleinstunternehmen ein.
Was muss drinstehen?
Der Zweck eines Datenschutzkonzeptes ist, klarzumachen, welche Maßnahmen im Unternehmen getroffen werden, um die Anforderungen und Vorgaben an den Datenschutz einzuhalten. Das DSK kann allgemein formuliert werden, so dass es für jeden verständlich ist. Einige Punkte müssen aber unbedingt erwähnt werden.
Dazu gehören:
- Strategie und Verantwortlichkeit für den Schutz von personenbezogenen Daten
- Dokumentation über welche Daten erfasst werden und zu welchem Zweck
- Erklärung wie die Rechte der Personen, von denen Daten erhoben werden, gewährleistet werden
- Erwähnung der rechtlichen Rahmenbedingungen
- Erklärung technischer und organisatorischer Maßnahmen für die Umsetzung des Datenschutzes
Je nach Unternehmensgröße fällt das Datenschutzkonzept länger oder kürzer aus. Wichtig dabei ist, darauf zu achten, dass die individuellen Bedingungen in einem Unternehmen deutlich dargestellt werden. Deshalb sollten Datenschutz-Checklisten sich immer an den Unternehmens-Anforderungen orientieren und diese widerspiegeln.
Wer verfasst das Datenschutzkonzept?
Für ein umfangreiches und sicheres Konzept für Datenschutz sollten sich Unternehmensinhaber professionelle Hilfe holen. Oft lohnt sich das bereits auch für Einzelunternehmer. Selbst wenn der Aufwand für ein Datenschutzkonzept gering erscheint. Gerade externe Datenschutzbeauftragte haben den Vorteil, dass sie mit einem frischen Blick an das Thema Datenschutz gehen. So entgehen ihnen auch die Details nicht, die einem internen Datenschutzbeauftragten eventuell verborgen geblieben wären. Unternehmen müssen also nicht eigene Mitarbeiter dazu verdonnern, ein Datenschutzkonzept zu erstellen. Vielmehr können sie sich auch an externe Datenschutzbeauftragte wenden.
Wie oft muss es aktualisiert werden?
Mit dem Datenschutzkonzept verhält es sich wie mit jedem wichtigen Dokument im Unternehmen. Es muss regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden. Veraltete Dokumente sind wenig glaubwürdig – weder bei Kunden, Behörden noch bei Mitarbeitern. Sorgen Sie deshalb für regelmäßige Updates.
Tipp: Je aktueller ein Datenschutzkonzept ist, desto transparenter wird Datenschatz für Kunden. Im Zweifelsfall ist es das schlagende Argument für eine Auftragszusage. Und der Grund, weswegen sich Interessierte für ein Unternehmen entscheiden.
Weitere Informationen zum Datenschutz in Unternehmen, Firmen und Betrieben finden Sie auf der Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und Informationssicherheit.
Natürlich wird das Datenschutzkonzept individuell auf Ihr Unternehmen angepasst, so dass Sie bei Nachfragen von Behörden auf jede Frage eine Antwort haben. Natürlich haben Sie bei einer Datenschutzprüfung immer die Möglichkeit mich als Berater zu Rate zu ziehen. Ich bin 365 Tage im Jahr für meine Kunden erreichbar. Kontaktieren Sie mich jetzt.
