Warum guter Datenschutz für Steuerberater ein Alleinstellungsmerkmal ist
Steuerberater und Steuerbüros im Umgang mit DSGVO und Datenschutz
Wer es beruflich mit personenbezogenen Daten zu tun hat, kommt an der Datenschutzgrundverordung (DSGVO) nicht vorbei. Was zunächst lästig und aufwändig erscheint, entpuppt sich gerade für Berufsgruppen wie Steuerberater als echter Wettbewerbsvorteil. Voraussetzung: Der Datenschutz wird konsequent umgesetzt – mit Profi-Unterstützung ein Kinderspiel.
Tagtäglich haben es Mitarbeiter in Steuerkanzleien sowie Steuerberatern mit sensiblen Daten zu tun. Da geht es nicht nur herkömmliche Adressdaten, sondern um weit mehr – beispielsweise um Lohnabrechnungen oder sensible Daten wie z.B. Gesundheits- oder Religionsdaten. Ein sorgfältiger Umgang ist für Steuerberater eine Selbstverständlichkeit. Doch seit der der Verabschiedung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung im Mai 2018 muss auch diese Berufsgruppe peinlich genau auf den sicheren Umgang, Speicherung sowie Löschung von personenbezogenen Daten achten. Hinzu kommt die Dokumentations- beziehungsweise Transparenzpflicht, mit der lückenlos nachgewiesen werden soll, was mit persönlichen Daten passiert. Die DSGVO schützt also nicht nur die Privatsphäre von Mandanten und Nutzern. Vielmehr definiert sind das „Recht auf Vergessenwerden“ und auf Datenportabilität.
Datenschutz in jedem Unternehmen
Neu ist das Ganze natürlich nicht. Seit 1995 galt die EU-Datenschutzrichtlinie, die aber für die fortschreitende Digitalisierung keine Antworten parat hatte. Seit 2018 müssen sich Unternehmen mit der Datenschutzgrundverordnung auseinandersetzen und entsprechende Vorkehrungen treffen, indem sie beispielsweise einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen.
Wer kümmert sich um die DSGVO?
Da ging erst einmal ein großer Aufschrei durch alle Branchen. Denn nun müssen intelligente Strategien her, um das ständig steigende Datenaufkommen sinnvoll, sicher, aber auch für den Nutzer, transparent zu verwalten. Das bereitet noch immer vielen Steuerberatern und anderen Unternehmern Kopfzerbrechen. Gerade kleinen Betrieben und Einzelunternehmern fehlt es oftmals an denen dafür personellen Kapazitäten. Wer soll sich zu seinem täglichen Arbeitsaufkommen auch noch um den Datenschutz kümmern? Die Folge: Datenschutz wird noch immer halbherzig betrieben, mit der Gefahr ein Bußgeld zu bekommen.
Keine Risiken bei Daten eingehen
Das fängt beispielsweise schon beim Versand von E-Mails an. Steuerberater hantieren jeden Tag mit sensiblen Daten und stehen dazu im engen Austausch mit ihren Mandaten. Werden persönliche Daten, wie etwa in der Lohnabrechnung aber aus Unachtsamkeit unverschlüsselt per Mail versendet, lauern Gefahren. Eben dann, wenn die Mail in falsche Hände gerät und persönliche Daten abgefischt werden. Je nach Jahresumsatz kann das schnell teuer werden. In der Datenschutzgrundverordnung sind Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des Jahresumsatzes vorgesehen. Geld, das sicherlich sinnvoller verwendet werden kann.
Externer Datenschutzbeauftragter für Steuerberater
Doch der betriebliche Datenschutz muss gewährleistet sein. Warum also nicht einen externen Datenschutzbeauftragten hinzuziehen? Das lohnt sich gleich in doppelter Hinsicht. Ein externer Datenschutzbeauftragter begegnet einem Unternehmen unvoreingenommen und prüft es in puncto Datenschutz gründlich und gewissenhaft, bevor das weitere Vorgehen festgelegt wird. In der Regel kommen dadurch Vorgänge zu Tage, die aus Datenschutzsicht problematisch sind. Anders als bei einem internen Datenschutzbeauftragten, kann sich ein Externer vollkommen auf die Datenschutzkonformität konzentrieren. Zudem hat er den Datenschutz auf digitaler sowie analoger Unternehmensebene im Blick und kann sich auf sein Fachwissen sowie Erfahrungswerte verlassen, um Unternehmen vor Fallstricken zu bewahren.
Den Marketingvorteil DSGVO nutzen
Und das zahlt sich aus. Unternehmen wie Steuerberater können sich beruhigt ihrem Tagesgeschäft widmen, mit dem guten Gewissen auch dem Datenschutz im Griff zu haben. Clevere Unternehmen nutzen dies als Marketing-Maßnahmen für die Kundenakquise. Denn Steuerberater, die ihren Mandanten beweisen können, dass ihre Daten in guten und sicheren Händen sind, schaffen Vertrauen bei Mandaten und für ihr Unternehmen.
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